Der Verwaltungsbeauftragte (VwBe) ist ein Mitglied des OV-Stabes des Er bearbeitet alle im Ortsverband anfallenden Verwaltungsangelegenheiten und unterstützt des Ortsbeauftragten, den OV-Stab und die Einheitsführer bei administrativen Aufgaben. Er wird auf Vorschlag des Ortsbeauftragten durch den Geschäftsführer in seine Funktion berufen. Der Verwaltungsbeauftragte muss kaufmännisches Verständnis besitzen und über Verwaltungskenntnisse verfügen.

Das Aufgabenfeld der/des VwBe umfasst:

- Das anlegen und die Bearbeitung der Helferakten
- Führung der Personalstands- und Anwesenheitslisten
- Erstellen von Lehrgangsmeldungen sowie Nachweisführung in Zusammenarbeit mit dem 
  Ausbildungsbeauftragten
- Führen der Handkasse
- Schriftguterstellung, Verwaltung und Statistik
- Mitwirkung bei der allgemeinen Berichterstattung
- Vorbereitung der Abmahnungs- und Ausschlussverfahren
- Pflege der Daten in den THW-Datenbanken
- Einrichten und Überwachen der OV-Registratur

Bei Einsätzen kann der Verwaltungsbeauftragte eine Stabsfunktion im Leitungs- und Koordinierungsstab des Ortsverbandes übernehmen.